Microsoft 365: Über Ihre IT-Kosten entscheiden andere

Microsoft hat zum 1. Juli 2026 die Preise für Microsoft 365 angehoben, je nach Paket um bis zu 16 Prozent. Bestehende Verträge sind bis zur nächsten Verlängerung geschützt. Danach zahlen auch Sie den neuen Preis.

Was sich geändert hat

Microsoft hat die Erhöhung im Dezember 2025 angekündigt. Aus Microsofts Preisliste ergeben sich für gängige Pakete diese Steigerungen:

• Microsoft 365 Business Basic: plus 16 Prozent
• Microsoft 365 Business Standard: plus 12 Prozent
• Microsoft 365 E3: plus 8 Prozent
• Business Premium blieb als einziges Business-Paket unverändert.

Das kosten die Business-Pakete in Deutschland aktuell laut Microsoft, pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer:

Paket	Preis
Microsoft 365 Business Basic	6,07 €
Microsoft 365 Business Standard	12,13 €
Microsoft 365 Business Premium	19,06 €

Was das für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet

Ein Rechenbeispiel mit 50 Mitarbeitern auf Business Standard: Das sind 606,50 Euro im Monat oder 7.278 Euro im Jahr, nur für die Lizenzen. Kommen zehn Mitarbeiter dazu, steigt der Betrag um weitere 1.455,60 Euro im Jahr.

Der Betrag allein ist nicht das Problem. Das Problem ist, wer ihn festlegt. Ihre Lizenzkosten steigen mit jedem neuen Mitarbeiter und mit jeder Preisrunde in Redmond. Gleichzeitig baut Microsoft neue Funktionen in die Pakete ein, etwa für den KI-Assistenten Copilot. Ob Sie diese Funktionen brauchen, spielt für den Preis keine Rolle.

Wer seine gesamte Büro-IT bei einem Anbieter hat, kann einer Preiserhöhung kaum ausweichen. E-Mail, Dateien, Kalender, Telefonie und Benutzerverwaltung hängen zusammen. Ein Wechsel erscheint deshalb größer, als er sein muss.

Was Open Source anders macht

Bei Open-Source-Software zahlen Sie keine Lizenzgebühr pro Nutzer. Die Open Source Initiative schreibt das in ihrer Definition fest: Eine Open-Source-Lizenz darf für die Weitergabe der Software keine Gebühr verlangen.

Kostenlos ist der Betrieb trotzdem nicht. Kosten entstehen für die Einführung, den Betrieb der Server und den Support. Der Unterschied liegt woanders:

• Diese Kosten wachsen nicht automatisch mit jedem Mitarbeiter.
• Sie können den Dienstleister wechseln, ohne die Software zu wechseln.
• Kein Hersteller kann die Preise für die Software selbst erhöhen.

Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen

Der Wechsel weg von Microsoft muss kein Großprojekt sein. Sie können mit einem Bereich anfangen, etwa mit der Dateiablage oder der Videokonferenz, und den Rest vorerst behalten. So sinkt die Abhängigkeit Schritt für Schritt, und Sie sehen an einem überschaubaren Teil, ob die Lösung im Alltag trägt.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Schauen Sie nach, wann Ihr Microsoft-Vertrag das nächste Mal verlängert wird. Ab diesem Tag gelten die neuen Preise.
2. Lassen Sie sich aufschlüsseln, welche Funktionen Ihres Pakets im Unternehmen tatsächlich genutzt werden.
3. Prüfen Sie, welcher Bereich sich als erster Schritt eignet, ohne den Betrieb zu stören.

Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Kosten mit einem schrittweisen Umstieg aussehen würden, rechnen wir das gerne mit Ihnen durch.