Abhängig von Microsoft, aber zufrieden: Warum kaum jemand wechselt

Die meisten Unternehmen sind mit Microsoft funktional zufrieden. Word, Excel, Outlook und Teams tun, was sie sollen. Gleichzeitig fühlen sich viele ihrem Anbieter ausgeliefert, bei Preisen, Verträgen und der Frage, wo ihre Daten liegen. Gewechselt wird trotzdem selten. Das hat nachvollziehbare Gründe, und genau dort setzt ein Ausstieg an, der funktioniert.

Der Schmerz ist da

In einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2025 gaben 53 Prozent der Cloud-Nutzer an, sich ihren Anbietern ausgeliefert zu fühlen, etwa bei Preisen oder Verträgen. 62 Prozent sagten, ihr Unternehmen würde ohne Cloud-Dienste stillstehen.

Eine weitere Bitkom-Umfrage zeigt, wie tief das reicht: 90 Prozent der Unternehmen, die digitale Technologien importieren, sehen sich davon abhängig. 59 Prozent sehen bei ihren bestehenden Abhängigkeiten keine Alternative.

Warum trotzdem kaum jemand wechselt

Weniger als ein Prozent der Kunden wechselt pro Jahr den Cloud-Anbieter. Das hat die britische Wettbewerbsbehörde CMA 2025 festgestellt. Die bekannten Gründe:

• Viele halten die Kosten eines Wechsels für höher als den Nutzen.
• Für die Mitnahme der eigenen Daten fallen Gebühren an.
• Funktionen und Schnittstellen unterscheiden sich, Wissen lässt sich nicht einfach übertragen.
• Lizenzbedingungen binden Software an eine bestimmte Umgebung.
• Bei Open Source fehlen Fachkräfte, die Gewährleistung ist unklar, und bei den Lizenzen herrscht Unsicherheit.

Der Grund, der in der Praxis am schwersten wiegt

In unseren Gesprächen hören wir vor allem einen Satz: Unsere Fachanwendung braucht Word. Viele Programme, mit denen Unternehmen ihr Geschäft steuern, erzeugen Angebote, Berichte oder Auswertungen als Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien und lesen sie wieder ein. Damit hängt neben dem Büro auch die Fachsoftware an Microsoft. Diese Abhängigkeit sieht man selten auf den ersten Blick, und sie ist der Grund, warum ein Plan, der alles auf einmal umstellen will, fast immer scheitert.

Unser Ansatz: Abhängigkeiten kontinuierlich abbauen

Ein Komplettumstieg verlangt, alle diese Hürden gleichzeitig zu nehmen. Das ist der Grund, warum er so selten stattfindet. Unser Ziel ist deshalb eine Strategie, mit der Abhängigkeiten Schritt für Schritt kleiner werden, so weit es zum jeweiligen Zeitpunkt sinnvoll und möglich ist. Einen Stichtag für den Umstieg gibt es dabei nicht.

Erst verstehen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Welche Software ist im Einsatz, wo entstehen Abhängigkeiten, und welche davon lassen sich heute schon lösen? Daraus ergibt sich ein möglicher Fahrplan.

Dann in Runden vorgehen

Die Abhängigkeiten werden in wiederkehrenden Runden bearbeitet:

1. Prüfen: Wo entsteht die Bindung, und was lässt sich jetzt ändern?
2. Lösen: eine Lösung für genau diese Bindung finden. Das kann eine offene Vorlage sein, ein Update der Fachanwendung oder eine Schnittstelle, die die bestehende Software anbindet, statt sie zu ersetzen.
3. Umstellen: die Lösung einführen. Manchmal sind das ganze Arbeitsplätze, manchmal ein einzelnes Programm oder ein einzelner Ablauf.

Nicht jede Runde bringt einen großen Sprung. Manchmal ist es nur eine Vorlage oder eine Abteilung. Das ist in Ordnung. Entscheidend ist, dass die Abhängigkeit mit jeder Runde kleiner wird und nicht wieder wächst.

Mischbetrieb ist erlaubt

Braucht eine Fachanwendung weiterhin Word, bleibt Word an genau diesen Arbeitsplätzen. Alles andere kann trotzdem wechseln. Der Betrieb läuft weiter, und in der nächsten Runde wird erneut geprüft, ob sich die Bindung inzwischen lösen lässt.

Klare Zuständigkeit

Gegen den Mangel an Fachkräften und die Frage der Gewährleistung hilft ein fester Ansprechpartner, der Betrieb und Weiterentwicklung verantwortet.

Der Rahmen verbessert sich

Auch die Politik setzt bei den Wechselhürden an. Seit dem 12. September 2025 gilt in der EU der Data Act. Er verpflichtet Cloud-Anbieter, einen Wechsel innerhalb fester Fristen zu ermöglichen. Laut Bundesnetzagentur dürfen ab dem 12. Januar 2027 überhaupt keine Wechselentgelte mehr verlangt werden.

Was das für Sie bedeutet

Unabhängigkeit von Microsoft muss kein Großprojekt sein. Sie beginnt mit der Frage, wo Ihre Abhängigkeiten liegen, und mit einer ersten Runde, die sich für sich lohnt. Wenn Sie wissen möchten, wie dieser Schritt in Ihrem Unternehmen aussehen kann, sprechen Sie uns an.