Nextcloud für Unternehmen: Was die Plattform leistet und was sie kostet

In jedem Gespräch über Alternativen zu Microsoft fällt derselbe Name. Was Nextcloud im Alltag tatsächlich abdeckt, wo die Software läuft und wer dafür bezahlt wird, bleibt dabei meist offen. Dieser Beitrag beantwortet die Fragen, die in unseren Gesprächen am häufigsten kommen.

Nextcloud ist eine Plattform, kein einzelnes Programm

Hinter der Software steht die Nextcloud GmbH mit Sitz in Deutschland. Der Quellcode liegt öffentlich auf GitHub, die Software steht unter der AGPL-Lizenz. Nach Herstellerangaben gibt es über 400.000 Installationen.

Was Microsoft auf mehrere Produkte verteilt, bündelt Nextcloud unter dem Namen Hub in einer Oberfläche.

Baustein	Funktion	Entspricht bei Microsoft
Nextcloud Files	Dateiablage, Synchronisation, Freigaben	OneDrive und SharePoint
Nextcloud Groupware	Kalender, Kontakte, Mail	Outlook und Exchange
Nextcloud Office	Dokumente, Tabellen, Präsentationen im Browser	Word, Excel, PowerPoint im Web
Nextcloud Talk	Chat, Audio, Video, Bildschirmfreigabe	Teams
Nextcloud Assistant	lokaler KI-Assistent	Copilot
Nextcloud Flow	Automatisierung von Abläufen	Power Automate

Für die Dokumentenbearbeitung stehen mehrere Bausteine zur Wahl, unter anderem Nextcloud Office und Collabora Online. Sie unterstützen die Formate docx, xlsx und pptx. Für E-Mail bietet der Hersteller zusätzlich Roundcube an.

Die Software läuft dort, wo Sie es festlegen

Nextcloud ist zum Selbstbetrieb gebaut. Sie installieren es auf einem eigenen Server im Haus, in einem angemieteten Rechenzentrum oder bei einem Dienstleister, der den Betrieb für Sie übernimmt. Der Hersteller betreibt keine zentrale Cloud, in die Ihre Daten zwangsläufig fließen.

Daraus folgt der Unterschied, auf den es ankommt: Der Ort Ihrer Daten ist eine Entscheidung, die Sie treffen, und keine Eigenschaft des Produkts. Wenn Sie den Betreiber wechseln möchten, wechseln Sie den Betreiber, nicht die Software.

Für Häuser, die Microsoft nicht sofort vollständig verlassen wollen, bietet der Hersteller Integrationen für Outlook, SharePoint und Teams an. Ein Parallelbetrieb ist damit vorgesehen und kein Notbehelf.

Was Nextcloud kostet

Für die Software selbst fällt keine Lizenzgebühr an. Bezahlt wird für Unterstützung und für den Betrieb.

Der Hersteller bietet Nextcloud Enterprise in drei Stufen an, abgerechnet pro Benutzer und Jahr, netto:

Stufe	ab 100 Benutzer	ab 200 Benutzer
Standard	71,29 €	53,17 €
Premium	104,99 €	81,99 €
Ultimate	204,75 €	183,75 €

Die Stufe Standard entspricht damit rund 5,94 Euro pro Benutzer und Monat. Nextcloud Talk gibt es auch einzeln, ab 100 Benutzern für 42 Euro pro Benutzer und Jahr.

Zwei Punkte gehören zur Wahrheit dazu. Erstens enden diese Zahlen Ihre Rechnung nicht: Server, Betrieb, Einführung und Schulung kommen hinzu. Zweitens beginnt das Enterprise-Abonnement bei 100 Benutzern. Ein Betrieb mit 40 Arbeitsplätzen bekommt es über einen Dienstleister, der mehrere Kunden auf einer betreuten Umgebung führt.

Die mobilen Apps und die Desktop-Clients sind kostenfrei.

Für den Vergleich mit Ihrer heutigen Rechnung zählen Sie zusammen, was Sie pro Jahr an Lizenzen zahlen, und stellen Sie dem gegenüber, was Abonnement, Betrieb und Einführung kosten würden. Der entscheidende Unterschied zeigt sich erst im zweiten Jahr: Die Abonnementkosten folgen Ihrer Nutzerzahl, sie folgen aber keiner Preisrunde eines Herstellers, die Sie nicht beeinflussen können.

Drei Fragen, die über die Einführung entscheiden

In unseren Gesprächen stellt sich fast immer dieselbe Reihenfolge heraus.

Welche Fachanwendungen hängen an Microsoft-Dateiformaten? Programme, die Angebote oder Auswertungen als Word- oder Excel-Datei erzeugen und wieder einlesen, binden Sie unabhängig von der Oberfläche. Diese Bindung ist der häufigste Grund, warum eine Umstellung stockt. Wie sich so etwas auflösen lässt, beschreiben wir im Beitrag Abhängig von Microsoft, aber zufrieden.

Wo liegen heute die Dateien, und wer darf sie sehen? Freigaben, die über Jahre gewachsen sind, lassen sich selten eins zu eins übernehmen. Der Umzug ist der Moment, in dem Sie die Rechtestruktur ohnehin anfassen.

Wer meldet sich wie an? Nextcloud lässt sich an vorhandene Verzeichnisdienste anbinden. Ob Sie das tun oder die Benutzerverwaltung neu aufbauen, entscheidet darüber, wie viel Arbeit die Einführung macht.

Wer die Plattform einsetzt

Als Anwender nennt der Hersteller unter anderem das Informationstechnikzentrum Bund, die Technische Universität Berlin, die Landeshauptstadt Stuttgart, die Stadt Chemnitz, die Stadtverwaltung Jena, die HTW Berlin, die Investitionsbank Schleswig-Holstein, den TÜV Rheinland und das Amt der Oberösterreichischen Landesregierung.

Diese Liste sagt nichts darüber aus, ob die Plattform zu Ihrem Haus passt. Sie sagt etwas über den Reifegrad: Organisationen dieser Größe setzen keine Software ein, die im Betrieb nicht trägt.

Wo die Grenzen liegen

Nextcloud Talk nutzt für Telefonie-Einwahl eine SIP-Bridge, die nach Herstellerangaben ein zusätzliches Backend voraussetzt. Dasselbe gilt für Webinare mit Lobby-Funktion. Wer diese Funktionen braucht, plant also mehr ein als die Grundinstallation.

Die Office-Bausteine arbeiten mit den Microsoft-Formaten, bilden aber nicht jede Besonderheit ab. Komplexe Excel-Modelle mit Makros gehören zu den Stellen, an denen Sie vor der Umstellung testen sollten, und zwar mit Ihren eigenen Dateien.

Und der Betrieb will betreut sein. Updates, Sicherung und Überwachung verschwinden nicht, sie wechseln nur den Zuständigen. Wer diese Frage offen lässt, bekommt genau die Probleme, die Unternehmen vom Umstieg abhalten.

Häufige Fragen

Was ist Nextcloud? Eine Plattform der Nextcloud GmbH, die Dateiablage, Kalender, Kontakte, Mail, Office, Chat und Video in einer Oberfläche bündelt. Der Quellcode ist öffentlich, die Software steht unter der AGPL-Lizenz.

Kann Nextcloud Microsoft 365 ersetzen? Die Bausteine decken die gängigen Funktionen ab. Ob der Ersatz vollständig ist, hängt an Ihren Fachanwendungen und an Sonderfällen wie komplexen Tabellen. Das lässt sich nur mit Ihren eigenen Dateien beantworten.

Wo liegen die Daten? Dort, wo Sie die Software betreiben. Das kann ein Server im eigenen Haus sein, ein angemietetes Rechenzentrum oder ein Dienstleister Ihrer Wahl.

Was kostet Nextcloud? Für die Software fällt keine Lizenzgebühr an. Das Enterprise-Abonnement des Herstellers beginnt bei 71,29 Euro pro Benutzer und Jahr ab 100 Benutzern. Betrieb, Einführung und Schulung kommen hinzu.

Können wir Microsoft parallel weiterbetreiben? Ja. Der Hersteller bietet Integrationen für Outlook, SharePoint und Teams an.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Schreiben Sie auf, welche der sechs Bausteine Sie tatsächlich brauchen. In vielen Häusern sind es drei.
2. Sammeln Sie fünf echte Dokumente aus Ihrem Alltag, darunter die komplizierteste Tabelle, und testen Sie sie in der Office-Umgebung.
3. Klären Sie, wer den Betrieb übernimmt, bevor Sie über Zeitpläne sprechen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Bausteine für Ihr Haus sinnvoll sind und wer sie betreibt, sprechen Sie uns an. Wir begleiten Sie von der Bestandsaufnahme bis in den laufenden Betrieb.