Ihre Fragen. Direkt beantwortet.

Digitale Souveränität bedeutet: Sie entscheiden, wer auf Ihre Daten zugreifen darf – und nicht ein US-Konzern, dessen AGB Sie akzeptiert haben. Sie entscheiden, welche Software Sie nutzen – und sind nicht vom Preisdiktat eines einzigen Anbieters abhängig. Kurz: Ihre IT gehört wirklich Ihnen.

Das war früher so – heute nicht mehr. Ubuntu Linux sieht aus wie ein normaler Computer. ONLYOFFICE sieht aus wie Word und Excel. Nextcloud sieht aus wie OneDrive. Die Zeiten, in denen man für Open Source Befehle tippen musste, sind vorbei. Ihre Mitarbeiter werden nach einem Schulungstag kaum einen Unterschied merken.

Unsere Kernzielgruppe sind mittelständische Unternehmen mit 20–500 Mitarbeitenden in Deutschland – branchenunabhängig. Handwerk, Produktion, Dienstleistung, Kanzlei, Arztpraxis: Wenn Sie IT-Kosten senken, Datenschutz verbessern und Abhängigkeiten reduzieren wollen, sind Sie bei uns richtig.

Ja – und das empfehlen wir oft. Viele Unternehmen starten mit Nextcloud als Cloud-Ersatz, oder mit dem Browser-Wechsel zu Brave. Jeder Schritt ist sinnvoll und bringt sofortige Vorteile. Der Wechsel muss nicht über Nacht passieren.

Aprosos kommt aus dem Griechischen: „aprósvlitos" – unangreifbar. Das beschreibt unser Ziel für jedes Unternehmen: digital souverän, unabhängig, strategisch unangreifbar. Gegenüber steigenden Lizenzkosten, US-Datenzugriffen und Vendor Lock-in.

Ehrliche Antwort: Es gibt eine kurze Gewöhnungsphase. Tastenkürzel sind manchmal anders, manche Programme heißen anders. Aber: Ein Smartphone-Wechsel von Android auf iPhone ist größer. Die meisten Mitarbeiter sind nach 1–3 Tagen Schulung voll produktiv. Das ist alles, was es braucht.

Das klären wir in der Analyse-Phase für jede Anwendung einzeln. Typische Szenarien: (1) Die Software hat eine Linux-Version – läuft direkt. (2) Die Software ist webbasiert – läuft im Browser, egal welches OS. (3) Windows-only – wir prüfen Kompatibilitätslösungen wie WINE oder eine Windows-VM. Wo keine Lösung möglich ist, sagen wir es klar.

In den allermeisten Fällen: Ja. Ubuntu Linux hat deutlich niedrigere Hardwareanforderungen als Windows 11. Geräte, die für Windows 11 zu alt wären (wegen TPM-Anforderungen), laufen mit Linux problemlos weiter. Kein erzwungener Hardware-Kauf.

Linux ist in der Praxis deutlich sicherer. Es gibt kaum Viren oder Ransomware für Linux. Kein Telemetrie-Dienst im Hintergrund, kein Windows Defender der Dateien in die Cloud schickt. Sicherheitsupdates kommen schnell und zuverlässig – ohne erzwungene Neustarts.

Dann ist das ein Support-Fall – genau wie bei Windows. Wir schulen Ihr Team vor der Migration und begleiten die ersten Wochen. Erfahrungsgemäß kommen Widerstände nicht von der Technik, sondern von der Gewohnheit. Und Gewohnheit ändert sich.

Ja, vollständig. Nextcloud für Dateien, WireGuard VPN für sicheren Fernzugriff, Thunderbird für E-Mail, ONLYOFFICE für Dokumente – alles funktioniert remote. Oft sogar besser als vorher.

Es kommt auf den Anwendungsfall an – wir sind ehrlich: Wo spezielle Windows-Software zwingend nötig ist, sagen wir das. Aber für die meisten Büro-Arbeitsplätze ist Linux (z. B. Ubuntu) heute ebenbürtig oder überlegen: keine Lizenzkosten, kein Zwangs-Update, längere Hardware-Lebensdauer, mehr Sicherheit und volle Datenkontrolle. Wir analysieren im kostenlosen Erstgespräch, was für Sie sinnvoll ist.

Für Unternehmen empfehlen wir meist Ubuntu LTS (5 Jahre Support, große Treiber- und Software-Kompatibilität) oder das besonders einsteigerfreundliche Linux Mint. Debian eignet sich hervorragend für Server. Welche Distribution für Ihre Umgebung optimal ist, hängt von Hardware, Software und Anforderungen ab – genau das klären wir gemeinsam.

Ubuntu Linux ist die ausgereifteste Windows-Alternative für den Mittelstand: läuft auf bestehender Hardware (auch dort, wo Windows 11 die Unterstützung verweigert), ohne Lizenzkosten, mit langem Support und ohne erzwungene Cloud-Anbindung. Wir migrieren Sie sanft und schulen Ihr Team.

Für die meisten KMU: Ja, vollständig. Nextcloud bietet Dateifreigabe, Kalender, Kontakte, Videokonferenz (Talk), Chat und kollaboratives Dokumentenbearbeiten – alles in einer Oberfläche. Die EU-Kommission und die Bundeswehr nutzen Nextcloud produktiv.

Entweder auf Ihren eigenen Servern (On-Premise) oder bei Hetzner in Deutschland (Nürnberg/Falkenstein). Kein einziges Byte verlässt Deutschland. Das ist technisch sichergestellt – nicht durch Versprechen, sondern durch Physik.

Ja, vollständig. Offizielle Nextcloud-Apps für iOS und Android sind kostenlos im App Store / Google Play. Dateien, Kalender, Kontakte und Chat sind auf dem Smartphone genauso verfügbar wie am PC.

On-Premise: Der Server steht bei Ihnen. Volle Kontrolle, keine laufenden Hosting-Kosten. Managed Hosting: Der Server läuft bei Hetzner in Deutschland, wir überwachen und warten ihn. Ab ~10 €/Monat, null Aufwand für Sie. Wir empfehlen je nach Ihrer IT-Kapazität die passende Option.

Für Unternehmen, die Datenkontrolle und planbare Kosten wollen, ist Nextcloud die bessere Wahl: keine laufenden Pro-Nutzer-Lizenzen, Daten ausschließlich in Deutschland, kein US CLOUD Act. Microsoft 365 ist bequem, aber teurer und an US-Recht gebunden. Nextcloud bietet Dateien, Kalender, Chat und Video in einer Oberfläche – als echte Microsoft-365-Alternative.

Nextcloud Talk ist die naheliegende Alternative: Videokonferenzen, Chat und Bildschirmfreigabe, gehostet auf Ihren eigenen oder deutschen Servern – ohne dass Gesprächsdaten an US-Anbieter fließen. Voll DSGVO-konform und in die übrige Nextcloud-Umgebung integriert.

Ja – ONLYOFFICE nutzt nativ das .docx/.xlsx/.pptx-Format. Es gibt keine Konvertierung. Die Datei bleibt eine .docx. Formatierungen, Formeln, Makros, Track Changes – alles bleibt erhalten. Das ist der entscheidende Unterschied zu LibreOffice.

ONLYOFFICE unterstützt alle gängigen Excel-Funktionen inkl. Pivot-Tabellen, Diagrammen, bedingter Formatierung und den meisten Formeln. Bei sehr exotischen Spezialfunktionen machen wir vorab einen Kompatibilitätstest.

Sehr ähnlich. ONLYOFFICE hat bewusst eine Ribbon-Oberfläche wie Microsoft Office gewählt. Wer Word kennt, findet sich in ONLYOFFICE innerhalb einer Stunde zurecht.

Ja. ONLYOFFICE kann als Desktop-Anwendung lokal installiert werden und funktioniert vollständig offline. Die Synchronisierung mit Nextcloud erfolgt automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.

Beide sind hervorragende freie Office-Pakete. Für Unternehmen, die viel mit Microsoft-Dateien arbeiten, empfehlen wir meist ONLYOFFICE: Es nutzt nativ das .docx/.xlsx/.pptx-Format und hat eine Ribbon-Oberfläche, die Word/Excel sehr ähnlich ist – die Umgewöhnung ist minimal, Formatierungen bleiben exakt erhalten. LibreOffice ist mächtig, weicht optisch aber stärker ab. Welches besser passt, hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab.

Ja – ONLYOFFICE und LibreOffice sind beide kostenlos und für den professionellen Unternehmenseinsatz geeignet. Sie öffnen und speichern Microsoft-Formate, laufen unter Linux, Windows und macOS und verursachen keine laufenden Lizenzkosten. Wir helfen bei Auswahl, Einrichtung und Schulung.

Mozilla Thunderbird ist die ausgereifteste Outlook-Alternative: E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben in einer Oberfläche, kostenlos, mit Verschlüsselung und für Linux, Windows und macOS verfügbar. In Kombination mit Nextcloud lassen sich Kalender und Kontakte teamweit synchronisieren – ein vollwertiger Outlook-Ersatz.

Exchange lässt sich durch eine Kombination aus einem dedizierten Mailserver (z. B. mailcow oder Mailu) und Nextcloud für Kalender/Kontakte ersetzen – gehostet auf Ihren eigenen oder deutschen Servern. So behalten Sie alle Groupware-Funktionen, ohne Lizenzkosten und ohne dass Ihre E-Mails über US-Rechenzentren laufen. Wir planen und migrieren das inklusive aller bestehenden Postfächer.

Ja, das ist möglich und für viele Unternehmen sinnvoll – es gibt Ihnen volle Datenhoheit. Ein eigener Mailserver erfordert aber sachkundige Einrichtung (Spam-Schutz, Verschlüsselung, Backups, Zustellbarkeit). Genau das übernehmen wir: Einrichtung, Absicherung und laufende Wartung, sodass Ihr Mailserver zuverlässig und sicher läuft. Alternativ bieten wir gemanagtes Hosting in Deutschland an.

Die werden übernommen bzw. neu eingerichtet. Signaturen, Verteilerlisten, Filterregeln und Abwesenheitsnotizen lassen sich in Thunderbird und auf dem neuen Mailserver nachbilden. Wir richten das im Rahmen der Migration ein, damit Ihr Team nahtlos weiterarbeiten kann.

Brave ist eine ausgezeichnete Wahl: Er basiert auf derselben Technik wie Chrome (volle Kompatibilität mit allen Webanwendungen), blockiert aber von Haus aus Tracker und Werbung und sendet keine Nutzungsdaten an Google. Für Unternehmen bedeutet das mehr Datenschutz und schnellere Ladezeiten – ohne Umgewöhnung für die Mitarbeiter.

Brave nutzt die gleiche Chromium-Basis wie Chrome, alle Webseiten und Erweiterungen funktionieren identisch. Der Unterschied: Brave sammelt keine Daten für Werbezwecke, blockiert Tracker standardmäßig und ist datenschutzfreundlicher. Für Unternehmen mit DSGVO-Anspruch ist Brave die naheliegendere Wahl – bei gleichem Bedienkomfort.

Bitwarden ist unsere Empfehlung: Open Source, Ende-zu-Ende-verschlüsselt und auf Wunsch komplett selbst gehostet in Deutschland. Teams können Zugangsdaten sicher teilen, Administratoren behalten den Überblick. Eine echte, datenschutzkonforme Alternative zu 1Password oder LastPass – ohne dass Ihre Passwörter auf US-Servern liegen.

Ja. Bitwarden lässt sich vollständig auf Ihrem eigenen Server betreiben (z. B. mit der schlanken Variante Vaultwarden), sodass kein einziges Passwort Ihr Haus verlässt. Wir richten das ein, sichern es ab und sorgen für regelmäßige Backups – maximale Kontrolle über die sensibelsten Daten Ihres Unternehmens.

Der US CLOUD Act (2018) verpflichtet US-Unternehmen, auf Anordnung US-Behörden Daten herauszugeben – egal wo diese gespeichert sind. Das bedeutet: Microsoft, Google oder AWS müssen auf Anfrage Ihre Daten herausgeben, auch wenn sie auf deutschen Servern liegen. Mit europäischer Open-Source-Software auf deutschen Servern ist dieses Risiko vollständig ausgeschlossen.

In der Praxis: Oft ja. Der öffentliche Quellcode wird von tausenden Sicherheitsexperten geprüft – Lücken werden schneller gefunden und gepatcht. Kein Telemetrie-Dienst im Hintergrund, kein versteckter Zugriff durch den Hersteller.

Ja – und deutlich einfacher als mit US-Cloud-Diensten. Wenn Daten auf Ihren eigenen Servern oder deutschen Hetzner-Servern liegen, gibt es keine Drittland-Transfers, keine Standard-Vertragsklauseln, keine Schrems-II-Problematik. Das reduziert Ihr Haftungsrisiko erheblich.

Nichts – die Daten gehören Ihnen, nicht uns. Bei On-Premise läuft alles auf Ihrer eigenen Hardware. Bei Managed Hosting übergeben wir Ihnen vollständigen Zugriff auf Ihren Server. Kein Vendor Lock-in, keine Daten-Geiselnahme.

Es ist zumindest ein Thema, das Unternehmen ernst nehmen sollten. KI-Assistenten wie Copilot verarbeiten potenziell Inhalte aus Ihren Dokumenten, E-Mails und Chats auf US-Servern. Für datenschutzsensible Branchen kann das problematisch sein. Wir helfen Ihnen, Alternativen zu finden, bei denen Ihre Daten das Haus nicht verlassen – bis hin zu lokal betriebener KI.

Ja. Es gibt leistungsfähige Open-Source-Sprachmodelle, die vollständig auf eigener Hardware laufen (z. B. über Ollama oder LocalAI) – ohne dass eine einzige Anfrage an externe Anbieter geht. So nutzen Sie KI für Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Recherche, behalten aber die volle Datenhoheit. Wir beraten, was für Ihre Anforderungen und Hardware realistisch ist.

Mehrere Entwicklungen treffen zusammen: geopolitische Unsicherheit und die Sorge, sich von einzelnen US-Anbietern abhängig zu machen; steigende Lizenz- und Cloud-Kosten; verschärfte Datenschutz-Anforderungen und die Schrems-II-Rechtsprechung; sowie das Auslaufen von Windows 10. Immer mehr Unternehmen – und öffentliche Stellen wie Schleswig-Holstein – setzen deshalb bewusst auf unabhängige, europäische Open-Source-Lösungen.

Gerade dort wird es zunehmend relevant: Patientendaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt, und die DSGVO-Anforderungen sind hoch. Open Source auf eigenen oder deutschen Servern hält diese Daten nachweislich im Haus. Wichtig ist die Anbindung an bestehende Praxisverwaltungssysteme – das prüfen wir im Einzelfall und finden pragmatische Lösungen, oft im Mischbetrieb.

Ja, und das Interesse wächst stark. Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheitspflicht – eine Speicherung auf US-Cloud-Diensten ist heikel. Nextcloud und Linux auf eigener Infrastruktur lösen das sauber. Spezialsoftware wie DATEV muss gesondert betrachtet werden; wir zeigen, was direkt läuft, was im Browser funktioniert und wo ein Mischbetrieb sinnvoll ist.

Teilweise direkt, teilweise über Umwege. Viele Buchhaltungslösungen bieten inzwischen Web-Zugänge, die in jedem Browser unter Linux laufen. Für klassische Windows-Software wie manche DATEV-Komponenten nutzen wir Kompatibilitätslösungen oder eine schlanke Windows-VM für genau diese eine Anwendung. So bleibt der Rest des Arbeitsplatzes frei und lizenzkostenfrei.

Ja: GIMP und Krita für Bildbearbeitung, Inkscape für Vektorgrafik, Scribus für Layout – allesamt kostenlos und unter Linux lauffähig. Für Standard-Aufgaben sind sie vollwertig. Bei sehr spezialisierten Profi-Workflows prüfen wir ehrlich, ob die freien Werkzeuge ausreichen oder ob im Einzelfall eine andere Lösung sinnvoller ist.

In den allermeisten Fällen ja – moderne Linux-Systeme erkennen gängige Drucker und Scanner automatisch, oft sogar einfacher als Windows. Bei Spezialgeräten (z. B. bestimmte Etikettendrucker oder Kassensysteme) prüfen wir die Kompatibilität vorab in der Analyse-Phase, damit es nach der Umstellung keine Überraschungen gibt.

Ja, auch wenn unsere Kernzielgruppe 20–500 Mitarbeitende sind. Gerade kleine Betriebe profitieren von wegfallenden Lizenzkosten und längerer Hardware-Nutzung. Bei sehr kleinen Teams achten wir besonders auf ein gutes Verhältnis von Aufwand zu Nutzen und empfehlen oft einen schrittweisen Einstieg – etwa zuerst Nextcloud oder den Browser-Wechsel.

Unsere Einmalkosten beginnen bei 990 € Grundgebühr plus 89 € pro Arbeitsplatz (Basis-Linux-Migration). Eine vollständige Migration liegt typischerweise zwischen 5.000 und 25.000 € – abhängig von der Unternehmensgröße. Wir rechnen im Erstgespräch konkret durch, was sich für Sie lohnt.

Bei einem typischen 20-Personen-Unternehmen mit Microsoft 365 Business Standard (~11 €/Nutzer/Monat): Einsparung von ca. 2.640 € jährlich allein für Office. Die Investition amortisiert sich in der Regel in 6–18 Monaten. Schleswig-Holstein hat seine Investition in unter einem Jahr zurück.

Reale Kosten gibt es – wir nennen sie ehrlich: (1) Unsere Dienstleistungskosten. (2) Schulungsaufwand (typisch 1 Tag). (3) Optionale Hosting-Kosten. (4) Optional: Support-Verträge. Das war's. Keine jährlichen Lizenzerhöhungen, keine erzwungenen Upgrades.

Absolut. Unser „Digital Sovereignty Check" ist eigenständig buchbar – Analyse Ihrer IT-Landschaft, Kostenbewertung, konkreter Fahrplan – ohne Verpflichtung zur Umsetzung. Das Erstgespräch davor ist kostenlos.

In sechs Phasen: (1) Kostenloses Erstgespräch. (2) Analyse Ihrer IT. (3) Infrastruktur aufbauen – parallel zum bestehenden System. (4) Cloud & Kollaboration migrieren. (5) Arbeitsplätze umstellen + Schulung. (6) Abschluss, Dokumentation, Übergabe – dann Microsoft kündigen. Gesamtdauer typisch: 8–16 Wochen.

Geplante Ausfallzeiten: minimal und im Voraus kommuniziert – typisch einzelne Stunden, abends oder am Wochenende. Wir migrieren immer mit Rollback-Option: Das alte System läuft parallel, bis das neue stabil läuft.

Werden vollständig übernommen. Schleswig-Holstein hat im Rahmen seiner Migration über 100 Millionen E-Mails und Kalendereinträge für 30.000 Mitarbeiter übertragen. Es funktioniert zuverlässig.

In den meisten Fällen: Nein. Linux läuft auf älterer Hardware deutlich besser als Windows. Geräte, die für Windows 11 zu alt wären, laufen mit Ubuntu problemlos.

Wir lassen Sie nicht allein. In den ersten Wochen nach der Umstellung begleiten wir Sie eng, damit sich alle einspielen. Darüber hinaus bieten wir Support- und Wartungsvereinbarungen an, über die Sie uns bei Problemen direkt erreichen. Den genauen Umfang stimmen wir individuell auf Ihr Unternehmen ab.

Ja. Auf Wunsch betreuen wir Ihre Open-Source-Umgebung dauerhaft: Updates, Sicherheits-Patches, Überwachung der Server, Backups und Ansprechpartner bei Fragen. So haben Sie planbare Kosten und einen festen Partner – statt sich selbst um die Technik kümmern zu müssen. Die Konditionen vereinbaren wir individuell.

Das hängt von der vereinbarten Support-Stufe ab. Für kritische Systeme bieten wir Vereinbarungen mit festen Reaktionszeiten (SLA) an, damit Sie im Ernstfall schnell Hilfe bekommen. Welche Stufe sinnvoll ist, richtet sich danach, wie zeitkritisch Ihre Systeme sind – das besprechen wir offen im Erstgespräch.

Wenn Sie eine Wartungsvereinbarung haben: wir. Updates für Betriebssystem, Nextcloud, ONLYOFFICE und Co. spielen wir kontrolliert und getestet ein – ohne erzwungene Neustarts mitten im Arbeitstag. Ohne Wartungsvertrag zeigen wir Ihrem internen IT-Team, wie es das selbst zuverlässig erledigt.

Die meisten IT-Dienstleister sind Partner von Microsoft und verdienen an Lizenzverkäufen. Wir verdienen ausschließlich an Dienstleistungen. Wir haben keinen finanziellen Anreiz, Ihnen teure Lizenzen zu verkaufen.

Nein – wir sind für Wahlfreiheit. Manchmal ist Microsoft die richtige Wahl. In diesem Fall sagen wir das im Erstgespräch klar. Wir haben kein ideologisches Interesse, jeden von Open Source zu überzeugen – nur ein pragmatisches, wenn es sich rechnet.

Ja – vollständig. Aprosos betreibt seine gesamte IT auf dem Stack, den wir unseren Kunden empfehlen: Ubuntu Linux, Nextcloud, ONLYOFFICE, Thunderbird, FreeIPA, Ansible, Brave, Bitwarden, SmartWe CRM. Wir haben keine Microsoft-Lizenz.

SmartWe ist ein deutsches Cloud-CRM von CAS Software aus Karlsruhe – ein Anbieter mit über 35 Jahren CRM-Erfahrung. Wir empfehlen es, weil es zu unserer Philosophie passt: Ihre Daten liegen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, es ist DSGVO-konform, monatlich kündbar und mit dem fair.digital-Gütesiegel ausgezeichnet. Eine echte Alternative zu HubSpot, Salesforce oder Pipedrive – ohne US-Datenweitergabe.

Ja. SmartWe lässt sich 30 Tage lang in vollem Umfang kostenlos und unverbindlich testen – inklusive Echtdaten, im Team und mobil. Sie können jederzeit in den Echtbetrieb wechseln. Werden Sie während der Testphase kein Kunde, wird der Zugang automatisch deaktiviert. Eine Kündigung ist nicht nötig.

SmartWe gibt es in drei Editionen: Starter ab 14,90 €, Team ab 29,90 € und Premium ab 39,90 € pro Nutzer und Monat. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit – Sie können monatlich kündigen, bis spätestens 10 Arbeitstage vor Monatsende. Alle Kosten sind von Anfang an transparent, ohne versteckte Gebühren. Bezahlt wird nur für aktivierte Nutzer.

Ausschließlich in einem nach ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland. Alle Daten werden über SSL/TLS verschlüsselt übertragen, georedundant an mehreren physisch getrennten Standorten gespeichert und täglich sowie wöchentlich gesichert. Die Hoheit über Ihre Daten bleibt jederzeit bei Ihnen – kein US CLOUD Act, volle DSGVO-Konformität.

SmartWe ist eine webbasierte Lösung auf HTML5-Basis und läuft in nahezu jedem aktuellen Browser – also auch unter Linux. Für unterwegs gibt es die SmartWe App für iOS, Android und Windows. Damit fügt sich SmartWe nahtlos in einen Open-Source-Arbeitsplatz ein.

AIA® steht für „Augmented Intelligence Assistants" – smarte Assistenten, die Sie im Arbeitsalltag unterstützen, etwa beim Anlegen von Kontakten oder beim Versand von Serienmails. Anders als klassische KI trifft AIA® keine eigenen Entscheidungen, sondern macht nachvollziehbare Vorschläge. Ihre Kundendaten werden dabei nicht zum Training externer KI-Modelle verwendet.

Ja. Ab der Edition Team können Sie mit dem App Designer bestehende Apps anpassen oder eigene erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Für Anbindungen an bestehende Systeme gibt es fertige Connector-Apps im SmartWe Store sowie Schnittstellen über WebServices. Bei der Einrichtung und Anpassung unterstützen wir Sie als Ihr Partner vor Ort.

Ihre Daten gehören Ihnen. SmartWe bietet eine Datenmitnahme-Option, mit der Sie Ihre Daten jederzeit eigenständig exportieren und sichern können – ganz im Sinne der fair.digital-Zertifizierung. Kein Vendor Lock-in, keine Daten-Geiselnahme.